Quando si organizza un raduno camper e roulotte contattare i campeggi per richiedere la disponibilità per un numero significativo di piazzole può essere un’impresa complicata e ricca di ostacoli.
Questa operazione vista dall’esterno può sembrare un “lavoro” semplice e banale…
Fermiamoci quindi un attimo e cerchiamo di ragionare insieme in modo da capire quali sono le principali frizioni che le strutture hanno nei tuoi confronti che ti fai portavoce per organizzare un raduno.
Raduno camper e roulotte: i problemi per le strutture
Solitamente i principali problemi per le strutture (campeggi, agricampeggi) che accolgono un raduno camper e roulotte si possono raggruppare in due categorie:
- Schiamazzi: per la durate del raduno si mantengono toni poco consoni
- Disdette massive: vengono prenotate 50 piazzole e solamente 20 vengono occupate
Schiamazzi
Cerca di metterti nei panni di un campeggio o agricampeggio che deve accogliere una quarantina di equipaggi. Sicuramente la prima cosa che ti viene in mente è che queste persone tutte insieme potrebbero creare problemi agli altri ospiti.
Spesso capita che quando tante persone si ritrovano i toni si fanno più accesi e questo è un potenziale disturbo per gli altri equipaggi, infatti questo avvenimento potrebbe generare lamentele difficili da gestire e da placare.
Un altro elemento che spesso ci viene fatto notare è che comunque le piazzole destinate al raduno potrebbero essere occupate da altri camperisti o caravanisti.
Per la struttura quanto detto sopra si traduce nello stesso introito economico sommato al beneficio di minimizzare la probabilità di lamentele.
E’ brutto dirlo ma la preoccupazione maggiore per le strutture è proprio quella!
Siamo coscienti che normalmente tutti ci comportiamo in modo educato e civile ma purtroppo in alcuni contesti anche gli schiamazzi di alcuni bambini o adulti all’interno del cosiddetto “orario del silenzio” potrebbero generare malcontento per alcuni ospiti.
Disdette massive
Un altra situazione che lascia le strutture restie nell’accogliere grandi gruppi è quello delle disdette massive.
Non parliamo della disdetta di un paio di equipaggi che per motivi personali non possono partecipare ma di decine di equipaggi che per qualche motivo non si presentano.
Questo fa veramente molto arrabbiare le strutture in quanto le piazzole lasciate libere significano un mancato introito per il campeggio o agricampeggio.
Questa situazione è da evitare per chi organizza un raduno.
Solitamente le disdetta massive accadono per due ragioni:
- situazione metereologica non favorevole
- una parte del gruppo decide all’ultimo di non mantenere la parola data
Metodi per contattare i campeggi o agricampeggi
Abbiamo iniziato elencando le principali obiezioni che pone solitamente una struttura quando gli si propone di ospitare un raduno camper e roulotte questo solo perchè dovrai cercare di spiegare al campeggio o agricampeggio che tu e il tuo gruppo siete coscienti di queste problematiche e che garantisci che queste situazioni non si verificheranno durante la vostra permanenza.
Ma andiamo con ordine.
Prima di tutto dobbiamo trovare la miglior procedura per contattare le strutture e parlare con chi si occupa delle prenotazioni.
Per farlo abbiamo diverse opzioni:
- contatto attraverso e-mail
- contatto attraverso social
- contatto telefonico
Contatto attraverso e-mail
Il contatto attraverso posta elettronica è il più semplice e veloce ma quello meno efficace a nostro parere.
Spesso le strutture sono sommerse da e-mail personali di prenotazioni e preventivi e la precedenza viene data a quelle.
Gestire un gruppo di persone, soprattutto in alta stagione o durante le festività, può essere visto come un problema.
Possiamo reperire il contatto e-mail della struttura direttamente sul sito internet o contattarla attraverso il modulo di contatti presente nella sezione dedicata.
Contatto attraverso social: Facebook o Instagram
I social network ci permettono di inviare un messaggio diretto al campeggio o agricampeggio e in alcuni casi, vedi ad esempio Facebook, ci danno la possibilità di vedere se il nostro messaggio è stato visualizzato o meno dalla struttura.
Per i campeggi e agricampeggi importanti e di grande dimensioni difficilmente chi legge questi messaggi è chi si occupa delle prenotazioni ma bensì una figura specializzata nella gestione dei social network. In questo caso dobbiamo quindi sperare che il nostro messaggio venga inoltrato a chi di competenza oppure richiederlo esplicitamente.
Per le strutture a conduzione familiare solitamente chi si occupa delle prenotazioni è anche chi segue i canali social e quindi in questo caso la procedura sarà per noi più facile.
Contatto telefonico
C’è poco da dire, il buon e vecchio contatto telefonico è ancora oggi quello più efficace.
Ci permette in pochi minuti di parlare con chi si occupa delle prenotazioni e di capire se siamo o meno i ben accetti.
Come contattare le strutture per un raduno camper e roulotte
Ora che hai ben chiaro quali sono le frizioni che bloccano le strutture nell’accogliere gruppi di camperisti e caravanisti per raduni e quali sono i mezzi migliori per contattarli ti sveliamo come solitamente noi entriamo in contatto con le strutture e opzioniamo un certo numero di piazzole per il nostro bel raduno.
Primo contatto: da problema a opportunità
Pensaci un attimo…
Secondo te qual è il miglior modo per contattare le strutture?
Mandare una e-mail, scrivere su Facebook o telefonare?
Vedo che ci siamo capiti.
Il primo contatto deve avvenire telefonicamente, mandare una e-mail o scrivere sui social porta le probabilità di risposta da parte delle strutture a un buon -50%.
Ora vogliamo riportarti la nostra telefonata tipo in modo che anche tu la possa utilizzare lo stesso format per contattare le strutture per il tuo raduno.
E’ semplicissimo, non devi fare altro che leggere questo testo quando sei al telefono.
Salve, sono TUONOME, posso parlare con chi si occupa delle prenotazioni delle piazzole in campeggio/ agricampeggio?
Risposta dell’operatore con eventuale inoltro della telefonata a chi di competenza.
Salve, sono TUONOME, ho visto il vostro campeggio su internet e mi piaciuto moltissimo, oltre a questo ho anche controllato le recensioni online dei vostri clienti fidati e visitatori e tutti ne parlano veramente bene. Volevo chiedere se avete piazzole libere per il periodo dal DATADIARRIVO al DATADIPARTENZA.
Risposta dell’operatore solitamente affermativa.
Bene! Se dovessi venire con qualche altro mio amico è un problema riservare qualche piazzola in più?
Risposta dell’operatore solitamente affermativa e vi chiederà quante piazzole vi servono.
Non saprei, devo ancora chiedere, per il momento stavo cercando di capire se accettate piccoli gruppi, mi sembra di aver capito di si… So benissimo che per voi questo può essere un problema… gestire le prenotazioni, eventuali disdette ecc…
Lo so perchè non è la prima volta che usciamo con altri camper/ roulotte e ci teniamo a non creare problemi al campeggio/ agricampeggio.
Per questo ti garantisco che tutte le persone che vengono con me rispetteranno le regole della vostra struttura e siamo inoltre disposti a versare una caparra per bloccare le piazzole che ci interessano.
Riusciresti ad opzionarmi 25 piazzole in modo che entro il DATADISCADENZA vi faccio avere il bonifico della caparra da parte di tutti i partecipanti e voi potete liberare le piazzole in eccesso?
Tutto questo appunto per non crearvi nessun tipo di disagio.
Risposta affermativa dell’operatore.
Se così non fosse devi abbassare il numero delle piazzole richieste.
Ci è già capitato di presentarci in alcuni campeggi la prima volta con 10 equipaggi e poi la seconda volta con 40 caravan. Questo non sarebbe mai stato possibile al primo colpo, cioè se la prima volta gli avessimo chiesto 40 piazzole la risposta sarebbe stata negativa, anche con la proposta di versare una caparra.
La caparra: crea fiducia e ti permette di aumentare il numero delle piazzole
Come hai visto abbiamo introdotto la caparra come elemento rafforzativo.
Quando chiamiamo una struttura siamo dei perfetti sconosciuti e chiedere un grosso numero di piazzole così a freddo non porterebbe nessun risultato tangibile.
La garanzia della caparra ci permette di essere più convincenti, credibili e comprensivi verso i problemi della struttura.
E’ un compromesso fondamentale.
Personalmente, organizzare anche un piccolo raduno di 10 camper o roulotte senza la caparra ci metterebbe in forte difficoltà.
Se per caso piove e metà delle persone non si presentano che figura ci facciamo con il proprietario della struttura?
Recuperare credibilità è assai difficile e serve molto tempo.
Cosa fare dopo il primo contatto telefonico
Ora che abbiamo trovato un mezzo accordo con il campeggio o agricampeggio non ci resta che formalizzare il tutto attraverso una e-mail riassuntiva da inviare alla struttura.
Se pensi che questo sia tutto quello che serve per organizzare un raduno di camper e roulotte sbagli di grosso, questo è solamente una piccola parte di tutto l’iter.
Oltre a quello che ti abbiamo scritto sopra esistono altri aspetti importantissimi da non sottovalutare che sono:
- raccogliere entro la scadenza le caparre da parte di tutti gli equipaggi
- tenere in contatto tutti gli equipaggi tra di loro prima dell’uscita
- organizzare eventuali escursioni durante il raduno
- comunicare che il rispetto reciproco è fondamentale per la riuscita del raduno, piccolo o grande che sia.
Alla prossima!
Aspetta a chiudere la pagina!
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